masaるのなんでもぶろぐ 
この記事はこんな人におすすめ
- スケジュール管理が上手くいかずに、いつも納期ギリギリになってしまい悩んでいる
- 業務がいつも滞るが、どこが原因で首がしまっているのかがわからない
- プロセスで考えるのが苦手
納期は何よりも優先・・・って考え方は古いですかね
計画を立てるには、目の前のことからでなく、ゴールから考える逆算思考が大切です。
ゴールから考えていくと、必要なもの、準備するもの、所要時間などが見えてきて、いつまでにやらなければいけないという思考になっていきます。
もし、スケジュール管理（計画性）が上手くいっていないとすれば、それはスタートから考えてしまっているからかもしれません。
このブログは、以下の書籍を参考に、自分の考えと経験を加えながら書いています。
例えば、販売企画の担当として、各期の販売促進計画を考えている時です。
しかし、計画がなかなか固まらないことが多く、計画を早く出してほしいと言われたとします。
似たような場面は多いと思いますが、あなたならどうしますか？
計画は早めにたてて、共有すべきなのですが、なぜ固まらないのかを見極める必要があります。
その原因は多岐にわたりますし、どうやって整理すればよいかも見えてきません。
考える際、因果関係でつなげることも可能ですが、視点を統一しないと収拾がつかなくなる恐れがあります。
そこで、「時間軸」という視点で整理すると、原因を捉えやすくなります。
計画をたてるまでにどのようなプロセスを踏むのか、そのプロセスの中でどこに時間がかかっているかを確認します。
- 社内宣伝部や製品部から今期に関する取り組み情報の入手&現場からフェアやイベント開催の情報入手
- 両者を統合した販売促進計画案を立てる
- 現場に案を提示、フィードバックをもらう
- 修正案を作成
- 上司へ提出&承認を受ける
- 確定版の計画として現場に通知
このようにして、プロセスをはっきりさせると、その時点でどんなことが起きているかを整理しやすいです。
仮で黄色マーカー部分の事務が遅れていたとします。
すると、計画がうまくたてられないのは、この部分が計画が最も大きな原因になります。
つまり、結果的には現場が自分で自分の首を絞めている状態だとわかります。
「時間軸」で整理する考え方は、上手くいっていない状況を整理して分かりやすくするときに便利です。
また、計画を立てる場面でも有効です。
計画は順序が大切なんですね
原因がわかると、対策も立てやすいですね
因果関係の構造も、原因と結果を適切に結びつけることが大切ですが、時間軸もおかしかったら成立しないのは目に見えています。
時間軸に焦点を当てた考え方が、プロセス化です。
※プロセス＝「経過」や「過程」の意味。
ある程度、長期的なスパンのものがどうなっているかをとらえる場合、因果関係だけでつなぐのは難しいです。
そこで、時間軸で切ってしまうと、それに関係する様々なことをつなげられます。
スムーズな流れを作るには、「必然性」が欠かせません。
なんの脈絡もなく出来事が起こるのでは、必然性はありません。
①出来事のつながりが「飛ばない」
ある出来事と別の出来事との間が飛んでいると必然性が出ません。
例：飛び込み営業をしたが、クレームが受けてしまった。
営業をすれば必ず商品紹介や自社紹介を行いますが、そういった色々な出来事が飛んでいるような感じになります。
②ある出来事に至るのに必要な出来事が網羅（ヌケモレがない）されている
いくつかの出来事があり、それが組み合わさって初めての出来事が起こるような場合がほとんどです。
例：会議をするときには、日時、場所、メンバーなど、いくつか事前に決める必要がある。
将来の計画を考える場合、必然性を確実に出すのは難しいです。
ですが、少しでも必然性の感じられる計画のほうが実行しやすいのも事実です。
将来のことは予測不能ですが、可能性を考えていけば、計画として成立しやすくなります。
時間と出来事にヌケモレを出さないのがコツですね
紙に書き出しすとイメージしやすくなりますね
「計画倒れ」という言葉を耳にしたことがある人は多いでしょう。
計画は立てたけど、その通りに物事が進まずに、とん挫してしまうことですね。
こうなってしまう要因は、実行力不足もありますが、多くの場合は計画そのものに問題があります。
適切な計画は、計画立案の時から始まります。
計画を立てる時、よくやりがちなのが目の前のことから順に流れを考えていく方法です。
しかし、これでは上手くいかないことが多いです。
細かく計画を立てる場合は、なかなかゴールにたどり着きません。
すると、次第に本来のゴールを見失っていきます。
目の前のことからプロセス化していくと、途中からやるべきことを大雑把に上げるだけになります。
結果的に、実現性の低い計画になってしまいます。
何かをするときは、その前に準備しておくことも多いです。
ですが、目の前のことから考え始めると、次の活動のために他にどんなことをしておかなければならないかが見えにくくなります。
ここでの思考は「あれをすれば次にこれができる」という発想なので、それが繋がってさえいれば、他に必要なものや考える必然性がなくなります。
このような考え方では、他にやることを確認し忘れます。
目の前に見えていないものを考える必要がありますね
計画倒れは、時間も失うのでかなりの損失です
計画倒れを避けるには、ふたつのことを意識してみましょう。
言われてみれば当然ですが、案外意識してできていない人もいるかもしれません。
１つ目は、ゴールを起点として考える逆算思考です。
言わば、スタートからではなく、ゴールから考える方法です。
ざっくり言うと、「〇〇をするには、あれとこれをしておかないといけない」という考え方です。
例えば、部下に何か指示だしをしようとしたとき、自分は何をする必要があるでしょうか。
スタートから考えると、プロセスが甘くなり、自分の意向が部下に伝わりません。（優秀な部下ならくみ取ってくれるかもしれませんが）
ゴールから考えると、「部下が自分の指示を実行するには、指示をわかりやすくする。そのために、部下の力量をしっておく。また、指示を理解できても、時間がない、資材がないなどの実行につながらない事態も発生する可能性があるから、必要なら手配もしてもらう」
といった感じの指示になります。
逆算思考の特徴は、必要なものを幅広くあげることができます。
また、スケジュール設定も敏感になります。
スタートから計画する考えは積み上げていく「足し算」のような考え方で、ゴールからの場合は「引き算」のような考え方になります。
①スタートから考える足し算方式での計画
思いついた活動と所要時間を合わせていき、スケジュール的には問題ないが、締め切り間近になると慌てだす。
②ゴールから考える引き算方式での計画
締切日から明確にすると、いつまでに終わらせなければならないかがわかるので、その前の事務の締め日と開始日も考えていけるので、時間的余裕がどの程度あるかがわかる
時間が関係するものは、逆算思考が適切ですね
締め切りギリギリの人は、逆算思考をしてください
突然ですが、ある１日の行動を、できるだけ丁寧に具体的に振り返ってみてください。
朝、目が覚めて朝食をとり、身支度を整えて会社へ出勤する。
出社後はあいさつをして、すぐにメールを開き・・・・
と、私たちは１日の中で「活動」をたくさんしています。
活動をすると、そこには痕跡がのこります。
２つ目の考えは、何かを生み出している、つまり、成果物があるという考え方です。
プロセスでつなげていく際のコツは、活動ではなく、成果物でつなげていくということです。
ただ、成果物は必ずしも目に見える形にはなっていませんが、目に見える形にする方法もあります。
ある活動が生み出す成果物は、見方によっては色々あります。
例えば、初めての顧客と打ち合わせしたときの成果物は、「名刺」「顧客の状況やニーズを理解した自分」「自社の提供できるサービスを理解した顧客」というものも考えられます。
この中でどれをプロセスの中に組み入れるかは、商談の状況と商談後にどのような展開を想定しているかによって変わります。
自社紹介だけなら、自社の提供できるサービスが重要ですし、商品提案をするなら、顧客の状況やニーズとなります。
自分の活動によって、「これ」というひとつの成果物は決まりません。
その活動の目的から成果物を考えていくことが大切です。
その活動が支障なく行われて生み出される成果物を考えるという方法もあります。
例えば、クレーム対応の場面があったとします。
クレームに誠実に対応しても、場合によっては上手くいかず、お客さんの不満が解消しないこともあります。
しかし、うまくいかない場合を考えていたら、その活動でどんな成果物を生み出すことができるかが見えません。
こうした場合は、その業務を支障なく行えたら生み出されるものを成果物として扱います。
成果物が見えにくい場合、活動の前後で何がかわっているかに注目すると見えやすくなります。
例えば、後輩指導の場合です。
この時の成果物は「指導内容を理解した後輩」となります。
何かを活動すると、必ず変化が起きています。
私たちは何らかの活動を連続し、そして成果物を生み出し、成果物を元に次の活動へ移行しています。
プロセスでつなげていく際に、注目する必要のあるのは成果物です。
活動の結果を成果物として考えるんですね
成果物が生まれると、次の活動に行けるということです
成果物は、最終ゴールにたどり着くために必要なことですので、成果物を生み出さない活動はあまり意味がないです。
適切なプロセスをつくるには、違和感のないように成果物でつなげていくことが重要です。
ですが、なんの活動もなしに成果物ができるわけではありません。
朝食を食べようとしても、そもそもの朝食がなければ食べることができません。
朝食をとるために、朝食を作るという活動が必要であります。
このようにみると、何かを活動するために必要な成果物があって、それがそろっていなければ活動することができません。
すると、逆算思考と成果物ベースでの思考というのは、それぞれ同時に行うということが大切です。
そうすると、ヌケモレのないプロセスでつなげやすくなります。
この時の考え方は、ゴールで求められる成果物を先ずあげて、その成果物が出来上がるには何が必要か、という観点で、必要とされるものを上げていきます。
これを、何度も何度も繰り返し行っていきます。
このページの上部に記載の販売促進計画例を参考にしてみます。
現場の人が販売計画を入手すること、これを成果物のように表現すれば「現場に届いた販売計画」となりますが、それが出来上がるのに何が必要か、という問いかけを繰り返します。
そうすると、「上司の承認」「現場の要望」「小売店の情報」「宣伝部・製品部の企画」などが必要だと見えてきます。
あとはそれを適切な順序でならべていくのです。
このように、成果物ベースで必要なものを並べ終えたら、「その成果物をどのようにして生み出すか」を考えます。
その内容が、業務としてすることになりますので、その活動を並べるとプロセスは完成となります。
複雑にみえますが、言葉にすると長くなって見えますね
成果物→活動→成果物→活動・・というイメージですかね
順序良く計画を作るのが苦手な人は、ゴールから考えいくのがいいですね。
私も過去にスタートから考えて始めたものがありますがほとんど失敗しています。
ゴールから考えて、必要なプロセスを作りだすのは最初は大変ですが、身につければ武器になります。
思考についてのまとめです。
- 計画がうまくたてられない場合は、時間軸で考えていく
- 必然性のある計画をたてないと、意味がわからないものになる
- 目の前のことから考えると、計画倒れになりやすい
- ゴールから考える逆算思考で時間を可視化する
- 活動して生まれた成果物で必要なものを見つける
- 逆算思考と成果物思考を同時に使って計画を立てる
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