無駄な会議ってどんなの？

フツオ

さっきの会議、結局、何をしたかったのかわからなかったな～

時間は２４時間、誰しも平等に振り分けられています。この時間をいかにどうして使うかで、人生が大きく変わります。会議を開くならば、その会議を是非とも価値のあるものにする必要があります。

さて、こんな会議は失敗してますので。紹介していきます。

無駄な会議ってどういうの？

世の中には無駄な会議って多いと思いますが、じゃあ、具体的にはどういうのが無駄な会議っていうのかと思いますか？

ということで、無駄な会議を集めてみました。

こんな会議は明日からやめてしまいましょう

• 形骸化（形式だけの）した会議
• 目的がない
• 意思決定できない
• 参加者が無駄に多い

大体こんな感じでしょうか。それでは順番に見ていきましょう。

形骸化した会議

これは「集まって話すことが目的」となった会議ですね。

「会議だから集まるのは当然では？」と思われる方も多いかと思います。

しかし、本当にそれ、集まる必要があるんでしょうか。

例えば定期的に月一で報告している会議、毎回同じ内容を繰り返すだけの会議 etc…

例えば報告のみの会議は、具体的な目的があるわけでもないことが殆どで、報告することが目的になっていることが多いです。

報告の内容を聞いて「今こういう状況だから頑張りましょう」程度の話にしかならないことが多いです。

そこから先の話しが出てこないし、出そうとしてもその場で出るようなものでもありません。

報告が主体になってしまっている会議は、せいぜい現状の意識付けができる程度です。

同じ内容を繰り返しているだけの会議は、一度本当に必要か見直してみましょう。

その会議で使う資料の作成、会議室の用意、会議室に行くまでの時間、

これがなくなればもっと別のことに仕事を割けられます

目的がない会議

これは「理由付けをするためのもの」が多いかと思います。

たとえば、既に（口頭ベースとかで）やらなければならない事業（やること）が決定しているのに、

後で第三者に「それ誰と話して決めたの？」と言われたときに「会議で決めました」と理由付けするためのものですね。

そんな会議あるの？と思われる方も多いかと思いますが、実際にあります。

特に大企業や公的機関など、意思決定を示すことが必要な企業に当てはまるかと思います。

中小企業の場合は、５分程度の会話の中で意思決定してそのまま進めてしまうことが多いかと思います。

「〇〇するために、〇〇が課題となっている。」

せめてこれくらいは決めておいたほうがいいですよね

意思決定ができない

課題を解決するために会議を開くのは問題ないかと思いますが、たとえば解決のために案を提示したとき

「A案を採用する場合のメリットは〇〇、デメリットは〇〇。B案を採用する場合のメリットは〇〇。デメリットは〇〇。

今この場では決められないので次回までに具体的に決めましょう」

といったもの。結局案を提示しただけで終わっただけとなる会議。

また、既にA案とB案、明らかにA案しかメリットがないのに「どっちにするのか」と開く会議もまた無駄になると思います。

既に意思決定されている会議も無駄ということになりますね。

そもそも、「会議」という意味は「意思決定すること」という意味があるので、意思決定できない会議は本末転倒になっていますね。

参加者が無駄に多い

これは非常におおいと思います。例えば勉強のため、引継ぎのため、色々と出席人数が増える理由はたくさんあるかと思います。

それが少人数の場合だったらまだいいのですが、無駄に多い会議は発言する人としない人が明確に分かれることがおおく、

発言しない人は「自分が担当者」という意識が薄いことがおおいかと思います。

会議の参加者はせいぜい５～６人程度にとどめておきましょう。

それ以上の場合、自己紹介が入ると時間が増えるし、かといって一人ひとりが濃密な意見を出すと時間が伸びてしまうことが多いかと思います。

どうしても参加者が多くなってしまう会議は、ファシリテーター（合意形成に尽力する人）とリーダー（会議の中心になる人）をたてておくと、

スムーズに進むかと思います。

まとめ

失敗する会議というのは次のとおりです。

• 形骸化した会議
• 目的がない会議
• 意思決定ができない会議
• 参加者が無駄に多い会議

ということで、このような会議になりそうな場合は、参加しないか取りやめるように進言してみましょう。あなたが無駄な行動をしている間に、他の人たちはどんどん先に進んでいきます。

何度も書きますが、時間は有限であるため、仕事も人生の一部だと考えて、しっかりと時間を有効活用していきましょう。

なんでこんなブログ書いたの？

masaる

私が実際に今日、無駄な会議に出席したからです。

なので、この際に無駄な会議になりそうなことをまとめておきました。

会議をすること自体は問題ありません。

しかし、その方法、結果をみると本当にそれ必要なの？ということを今一度考えてみましょう。

上記にも書きましたが、重大な会議にはファシリテーターとリーダーが必要不可欠です。

親密な者同士が会議をする場合は特に必要なこともありませんが、実際にはそうもいきませんからね。

そして最後、会議が終わった後「ああすればよかった」「こうすればいいんだよね」と愚痴を言わないようにしましょう。

それは会議中に言って、心の内をスッキリしたほうがいいかと思います。