masaるのなんでもぶろぐ 
この記事はこんな人におすすめ
- 仕事をしていても本業が進まず、毎日メールをさばいていることが多い
- プライベートでの時間が足りず、見たいテレビ番組が多くて見きれない
- 仕事は効率的にしてプライベートも充実させたいが方法がわからない
結論は、ツールは制限を設けて使う
仕事をしている時に便利なツールなのが「メール」。
しかし、仕事は本業ではなくメールに費やしている時間の方が多くなりがちで、仕事のための仕事をしている人がほとんど。
メールは１日中いつでも触れられるため、使用時間、チェック時間に制限を設けることで、生産性を下げることなく効率的に使うことができます。
一方、プライベートで時間を奪われやすいのがテレビ。
情報を集めるときはTVニュースを見る人が多いですが、効率的ではありませんし、毎日見る必要はありません。
同じような内容を繰り返し放送しているため、週に１度程度でも十分情報を集められます。
メールとテレビ、仕事とプライベートで時間を生み出すために、この２つのツールとの付き合い方を紹介します。
このブログは、以下の書籍を参考に、自分の考えと経験を加えながら書いています。
大事なことのために時間をつくりたい、けれどもそんな余裕がない。
やりたいことがあるけれど、疲れてしまって余裕がない。
現代人はスケジュールが空いていると仕事の予定を入れてしまいがちです。
時間を作るうえで大切なのは次の４ステップ。
①ハイライト：その日の最優先事項を１つ決める
②レーザー：ハイライトで決めたことに集中し続ける
③チャージ：体を使って脳を充電
④チューニング：あなた自身の生活スタイルに合わせる
今回は「②レーザー」にポイントを絞り、時間を作るための戦術を紹介していきます。
①ハイライトでその日の最優先事項を１つ決めたら、集中し続ける環境が大切です。
紹介する戦術を実践してみて、自分に合うならカスタマイズし、ダメなら無理にやる必要はありません。
そして、やるといっても、完璧にやり遂げる必要もありません。
完璧の追求も注意力が散漫になる原因の１つ。
時間作りには完璧な手法はないため、こだわりすぎないように気を付けましょう。
集中力は生産性に直結しますね
目標を決めてないと集中はできないですからね
メール受信箱の中を空っぽにしておくと、仕事をしている間は気を散らせずに取り組むことができます。
何十件、何百件と受信箱の中身が溜まっていると、メールが来たかどうかも分からず、重要なメッセージを取りこぼす危険性があります。
ですが、受信箱を空にするのは、毎日数通程度のメールを受け取らない人には有効なテクニックです。
ほとんどのオフィスワーカーは、数通どころではなく、何十、何百というメールを処理する必要があります。
すると、いつしかメールを片付けているはずが、メールを処理していることが本業のように思えてきます。
マッキンゼー・グローバル・インスティテュートの2012年の調査によると、オフィスワーカーが本来の仕事にかける時間は全体の３９%である。
残りの６１%は連絡や調整など、仕事のための仕事に費やされ、大半はメールで占めていた。
本業で成果が出てない場合は時間をかける場所が間違えてるのかな
１日の最重要事項であるハイライトを作ると、メール処理に時間を割くことはできないです。
メール受信箱のチェックを何度もやっている場合、頻度を減らすようにする必要があります。
メールチェックの頻度を減らすと、次のようなメリットが生まれます。
メールチェック頻度を減らすメリット
〇ハイライトに集中して取り組める
〇ストレスが減り、無制限にチェックした場合と変わらずに状況を把握できる
〇メールに時間をかけている人ほど、処理時間がより効率的になる
ブリティッシュコロンビア大学の2014年の研究によれば、メールチェックを1日3回に制限された人は、好きなだけチェックした人に比べて、ストレスが大幅に少なかったそうです。
「メールチェックの回数を減らすのは、暖かい南の島で泳ぐことを１日数回創造するのと同じくらいストレス低減効果がありそうだ」と書いています。
メールチェックを１日３回に限定し、普段とほぼ同数のメールに返信しても、所要時間は20%少なくなります。
メールチェックを減らすことは時間節約につながる。
メールチェックにもデッドラインを設けるということですね
明日から「回数」か「１日〇分まで」と制限を設けてみましょう
朝一でメールをチェックして他人からの優先事項に振り回されるのはやめ、１日の終わりにしてみましょう。
仕事がはかどるゴールデンタイムを、大事なことに使えます。
１日の終わりはエネルギーレベルが下がっているため、メールチェックなどの単純作業が向いています。
深い思考が必要な気力は残っていなので、時間を取られずにすみます。
メールを１日の初めにしないんですね
１日のスタートは最重要なことから！
１日の終わりにメール処理、という新しい習慣をつけるためにはスケジュール表に書き込みましょう。
予定表に「メールタイム」等と時間を追加します。
そのための時間が確保されていると知っていれば、今、わざわざメールで時間を無駄にしようと思わなくなります。
ミーティングや退社時間のような動かせない予定の直前にメールタイムを入れると、さらに集中して処理できます。
メールタイムが終われば自動的に処理はそこでストップ。
時間内にやれるだけやって、次へ移ります。
たとえば、調査や依頼などのメールは受付するだけで、中身の処理は後日取り掛かるという方法もあります。
逆に、すぐに返信できそうなことであれば返信して終わらせてもいいでしょう。
スケジュールに書いてあると、みんなも分かりやすいね
集中すればメールの取りこぼしも防げます
空の受信箱はスッキリするが、そのために毎日時間をかけたくない。
そのためには、週１回、週の終わりなどに空にすればよいと決めておきましょう。
本当に急を要する必要な内容は処理しますが、返信するのはそれだけにしておきましょう。
必要なもの以外は、全て時間をかけて処理をしていき、１週間かけて処理していきます。
メールが来てもすぐに手をつけないということですね
線引きをしておかないと、本業にメール処理が食い込む可能性があります
メール受信箱をコントロールするには「出来る限り早く」から「許される限り遅く」への方向転換が必要です。
メールやメッセージにはゆっくり返信する。
数時間、数日と時間を空けてから連絡をとります。
日常会話では、話しかけられたらすぐに返事をするのが当然ですが、礼儀作法的にも良いことです。
ですが、デジタルの世界で即レスばかりでは大変。
即レスは現代のビジネスマナーが生み出した多忙要因です。
友達とのラインでも即レスばかりしていたら疲れちゃいますからね
即レスを避けるには、前述した「メールチェックの頻度を下げる」「メール受信箱は週１回空にする」、決めたルールを徹底すること。
酷いやり方だと感じる場合は「集中することで同僚たちの役立つことに繋がっている」と視点を変えてみましょう。
もしくは「メールを受領しました。調整後にまた連絡します。」という内容のテンプレを作っておき、これを即レスに使いましょう。
仕事では最重要項目をやり遂げることが第一です。
メールや返信に時間をかけることが最重要ではないはずです。
送信相手もメール読んだか読んでないかわからないと不安ですからね
相手に自分の仕事スタイルを伝えれば、即レスする必要はないです
メールを送ってきた相手というのは「何となく早めに返事が欲しい」程度の認識でいることが多いです。
相手は、大抵の場合こちらの状況なんてものは考えてはくれません。
即レス対応を止める場合は「大事なプロジェクトに集中しているため、返信が遅れる場合があります。急を要する案件では電話かショートメッセージを下さい」と伝えておきましょう。
「大事なプロジェクトに集中している」と伝えることは、相手にとっても納得できる理由ですし、詳細を伝えずとも緊迫感があるメッセージです。
大事なことは伝えておくことは大事です
決めたことは徹底して行うこと。
つまり、行動に落とし込むことも重要です。
メールの返信が遅くなるからと伝えておいて、早めに返信していては相手からしたら「もう大事な要件は終わったのか。」「そんなに忙しくなかったのか」と思われます。
メールの返信を遅くするなら、徹底して遅くして自分の仕事に集中しましょう。
その分、自分にとって有意義で、達成感を得られる仕事をこなすことができます。
ただ、返信するのを忘れてはいけません。
返事しないのは問題外ですね
遅いけど必ず返信は来る、と相手に思わせましょう
メールを使わずにはいられず、どうしてもメールチェックをしてしまう人には次のような対策がおすすめです。
メールの制限を設けようとしてスケジュールを組むときには次の３つの質問に答えます。
Q1：１回目のメールチェックは一番遅くて何時まで伸ばせるか？
Q2：１回目のメールチェックに必要な時間は？
Q3：２回目のメールチェックは遅くとも何時にやるべきか？
（解答例）
A1：朝10時まで。この時間を過ぎると他の定型業務に影響がでる。
A2：30分。長すぎると注意力が落ち、短すぎると急ぎ案件に対応できない。
A3：16時。相手ともやり取りが可能で、退社時間にも十分間に合う。
メールに取りつかれている場合は、スケジュールを組むことでネットから切り離すことができます。
一度、試してみましょう。
所要時間と取り掛かり時間をハッキリさせるんだな
あくまでも、メールから抜け出せない人用です
テレビの視聴習慣を１つ変えるとしたら、ニュースはやめておきましょう。
テレビのニュースは情報収集には効率が悪いです。
キャスターの喋り、コメンテーターのコメント、CM、不安をあおる編集などで繰り返し放送されています。
ほとんどのテレビニュースはその日に起こった重要なできごとを簡潔に伝えるのでなく、不安をかきたてて視聴者を動揺させ、番組を見続けさせるように仕掛けを作っています。
そのため、ニュースは１週間に１度程度、新聞などから読むことでも十分情報は集められます。
お昼のワイドショーなんてまさにそれですね
ニュースで情報収集を止めても日常生活には支障はでないです
リビングの配置はたいていテレビが中心であり、テレビをみることがデフォルト生活になっています。
逆に、テレビをみるのが大変な配置に変えてみることをお勧めします。
部屋の中央でなく、四角い部屋なら、角に配置してしまえば見にくくなります。
ですが、見ようと思えば見られます。
この方法は、部屋の中心はテレビではないということを自分に認識させることが大切です。
もし、今度テレビを買う時は、プロジェクターとスクリーンに買い替えることも検討してみましょう。
映画館のように大画面を安価で手に入れられますが、視聴するたびにセットアップの手間がかかるため、テレビを見る機会が減ります。
おかげで、テレビオフの時間が長くなり、視聴の手間を考えるとどうしても見たいテレビだけを見るようになります。
テレビを買わなきゃってところから変えないとね
１人暮らしだとテレビなしもあるみたいですね
定額制の動画配信サービスの問題点は、いつでも何かしら見たいものがあるということ。
リビングでいつでも気を散らせる材料があるため、集中力を阻害されやすい状態です。
ケーブルテレビ、ネットフリックス、Huluなどは解約し、代わりにレンタルか購入できるようなものにしましょう。
定額制→今みたい番組はあるかな？
レンタル・購入→今お金を払ってまで本当にみたい番組はあるかな？
この意識の変化をつけることにつながります。
二の足を踏んでいるかたは、一度実験的に試してみるといいでしょう。
どうしても元に戻したくなったら、すぐに戻せますからね。
余談ですが、定額制サービスは、飲食で言う「食べ放題」に当たるでしょう。
食べ放題は「どうせお金を払ったから元をとらなきゃ」と思い、たくさん食べようとします。
定額制サービスも同じで、「どうせお金を払ったから何か見なきゃ」と思い、無意味にテレビをつけたりします。
テレビを見ているのか、見させられているのか、時間を節約するには意識することは重要です。
定額制はいい響きですよね～
本当に使いこなせているなら、話しは別ですが・・・
テレビを捨てる必要性はないが、視聴時間をどうしても減らせない人は、１カ月テレビを断ってみる極端な方法もあります。
テレビをクローゼットにしまい込んで、テレビ無しの生活をしてみましょう。
１カ月後、テレビを見ない時間にできたことを思い出し、どれだけの時間をテレビに費やす必要があるかを再考します。
テレビが無くても、PCで映画は見られますし、必要なニュースを見ることができます。
例えば旅行中でも、テレビがなくても気軽に生活をすることができますが、同じような感覚です。
冷静に考えると今の時代、テレビなくてもいいんですよね
何かを見るだけならモニターで代用することもできますね
メールは仕事の大半の時間を奪いますが、制限をかけて使えば便利ツールに変えられます。
テレビは無くても日常生活は過ごせますし、ニュースも毎日見る必要はありません。
時間術大全のまとめです。
- 勤務時間の大半はメールに費やしている
- メールチェックの頻度を下げることで生産性を上げる
- メールの１日の使用時間、チェックタイムを設定する
- 受信箱の中身を空にするのは週に１度でいい
- メールの返信中身の返信はすぐにせず、受信したことだけ伝える
- 相手には「自分は大きなプロジェクトで返事に時間がかかる」と伝える
- テレビのニュースは見なくていい
- テレビを部屋の中央から角に配置して見にくくする
- ネットフリックスなどの定額制サービスをやめ、レンタルか購入に変える
- テレビはなくても生活できる
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