masaるのなんでもぶろぐ 
この記事はこんな人におすすめ
- プレゼンや説明が上手くいったはずなのに、なぜか相手に納得してもらえない
- 全体像をつかもうとしているが、細かいとこばかりに目が行ってしまい悩んでいる
- 資料を作るときにどんなイメージで作ればいいかよくわからない
全体像は大切ですが、大抵の場合は可視化できてないです
相手に何かを説明するとき、説明の仕方は上手にいっても納得してもらえないケースはみなさんあるかと思いますが、それは内容の全体像を捉えられていないからです。
全体像はとてもわかりづらく、自分で正解だと思ってもそれが適切かどうかの確認も難しいです。
そこで全体像をとらえる考え方を実行することで、説明時の相手への納得の度合いが変わってきます。
このブログは、以下の書籍を参考に、自分の考えと経験を加えながら書いています。
仕事をしていると、自分のプレゼンや提案が相手に受け入れてもらえないというのはよくあります。
例えば、今の部署の業務負荷が大きいため、人員増員のための資料を用意して上司に提案したとしましょう。
しかし、語気を強めても、感情的になって説明しても、上司は「人件費予算がない」と一点張りで納得せず、「業務の進め方や他部署との調整しろ」との回答しか得られないとかです。
なぜ、このような結果になったのでしょうか。
伝えていることは間違ったことではありませんし、状況を知れば「人員増員しよう」と思うはずです。
ここでのポイントは、上司は「人件費がない」「業務の進め方や他部署との調整しろ」と言ったところです。
提案側が訴えていた内容とは全く別のことです。
上司が増員をするときに気に掛ける点について、最初に説得した内容では、どちらも触れていないという事です。
企画を説明しようとするとき「視野が狭い」と言われたり、思いもよらない点から指摘をうけることはないでしょうか。
また、相手から「言ってることはわかるけど、知りたいのはそこじゃない」と言われたり感じたりしたことはないでしょうか。
この場合、再度丁寧に説明しても、相手が納得することはありません。
説明している内容自体は間違っていないのですが、説明している内容だけでは不十分ということです。
これを対処するには、全体像を捉えることです。
自分が重要だと思っていることだと、相手側にとっては場当たり的な説明として受け取られる可能性があります。
全体像をとらえようと、思いついたことを手あたり次第にあげるだけではうまくいきません。
いくつかの要素を大くくりで分けて捉えると、大きな抜けや漏れをなくして考えることができるようになります。
この大きな要素に分けたものを「枠組み」と言います。
商談中にライバル企業の動向を聞くと、ライバル企業を意識した商談をしてしまいがちです。
ライバルが値引きすればこちらも値引きを検討、納期を速めればこちらも納期を早める。
しかし、これでは条件競争です。
顧客の求めていること、自社にある強みや特徴が顧客の求めていることを実現できるかという点も踏まえて商談はするものです。
この場合の枠組みは「顧客のニーズ」「ライバル企業の動向」「自社の特徴」となります。
問題の本質をとらえることが大切ですね
自分と相手では重視しているところが違う点を意識しましょう
頭の中で全体像をとらえるのは難しいです。
それが可視化できているものでしたら、部分部分に着目するのでなく、文字通り全体が見えているからです。
しかし、考える際に全体を見えるようにするには、どうすればよいのかわからなくなります。
全体像が見えない場合は、見通せないという点が他の思考方法と違うところです。
このような場合に、定義をはっきりさせようとしますが、明確になったからといって、全体像はつかめません。
次の２つの状況になりやすくなります。
①全体像をつかもうと、思いついたポイントのみ列挙して、細かい作業が多くなり収拾がつかなくなる
②全体像を仮設定しても適切かどうかわからず、フワフワした状態が続き完成形がいつまでもイメージできない
あれしろこれしろと、よくオーダーが来るのはこれが原因か
仕事は目的を決めても全体像がないと進めづらいですね
全体像の枠組みを考えようといえど、自分の考えの枠から抜け出ないのに枠組みなんか考えられないと感じることもあります。
全体像をとらえること自体は難しいので、努力をしてその精度を少しでも高めていくことが大切です。
考え方のコツとしては５つあります。
枠組みは大くくりにして捉えることが有効です。
細かくとらえようとしすぎると、色々とポイントが浮かび上がってしまいます。
細かすぎるとかえって抜けや漏れがでてきてしまうので、３～５つ程度で大きくとらえてみましょう。
全体像をとらえると言っても、「こんな感じの枠組みかな」と思い浮かべることはできません。
枠組みは、具体的なポイントを思い浮かべながら作っていくケースが多いです。
具体的なポイントをうまく活用して枠組みにするには、俯瞰してみることが大切です。
全体像をとらえたい状況を、文章を使わないで表現する方法もあります。
〇や□や矢印といった、図形を使うだけで大丈夫です。
全体像を絵にしてみると、相手を説得する場合だけでなく、自分の考え漏れがないかを確認することもできます。
最初から完璧な枠組みを作れる人はそうそういないですし、目指す必要もないでしょう。
全体像も、最初から見通せないので、人から話を聞いたり調べたりすると、次第に全体像がみえてくる状況もよくあります。
枠組みは繰り返し作り替えることが大切で、最初に考え付いた枠組みに固執する必要はありません。
１日に何度も全体像のために頭や時間を使うのはよくありません。
汎用性が高い枠組みがあれば、それを元にある程度の全体像を作ってみましょう。
その有効なツールとして、フレームワークがあります。
専門的なものでなくても、インターネットで検索すればフレームワークは沢山でてきます。
代表的なものとしては、５W1Hです。
ただ気をつけたいのが、１つのフレームワークに固執するのはよくありません。
自分がアウトプットしたい情報の全体像を捉えたい場合、その時々に応じて適切なフレームワークは変わります。
フレームワークも表現する得手不得手がありますので、全体像をとらえるという主旨を忘れないようにしましょう。
他にもありそうですが、５つあればなとかなりそうですね
自分の得意なやり方をみつけるきっかけにもなるかと思います
枠組みを考えるのは、決まったやり方がないうえに、正解というものがないため難しく感じます。
実際そうです。
枠組みを作ろうとすると、「これでいいのか？」という全体像をとらえているのかいないんだかと疑問は残ります。
こうした状況を改善する決定的なやり方はないですが、確認する方法として「レベル感」というものがあります。
「レベル感」も概念のようなものですが、要は、枠組みとしてあげた要素のレベルがそろっているかということです。
このそろっているというパターンも色々とあります。
その一つが、具体性のレベルがそろっているかというものです。
事業で海外に進出する場合に下調べをしますが、その国の環境がどうなっているか分析する枠組みの例を上げます。
・その国の経済事情
・その国の社会情勢
・その国の直近の国政選挙の結果
最後のものだけが具体的で、残りの２つは並べてみると違和感がでるかと思います。
これがレベルのそろっていない典型的な例です。
最後のものを「その国の政治事情」などと少し抽象化すればレベルとしてはそろいます。
ミクロとマクロの視点をそろえるということですね
同じような土台にしないと、対比できないですからね
全体像をとらえていないと、どこが問題になっているかに気が付きません。
ですが、その捉え方は難しく、これは日々練習するしかないと思います。
説明慣れしていて相手が納得しないのであれば、全体像をとらえていないと考えてみましょう
思考についてのまとめです。
- 自分のプレゼンで相手が納得しない場合、課題の全体像をとらえていない
- 全体像をとらえるには、枠組みを考える必要がある
- 枠組みは、３～５つの大きなくくりで作ってみる
- 枠組みは、俯瞰してとらえて考える
- 枠組みは、イメージイラストとして描きだしてみる
- 作った枠組みに固執せず、課題に対してアップデートしていく
- フレームワークを活用して枠組みを考える時間を減らす
- 枠組みができたら、同じレベル感で土俵をそろえて確認する
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