masaるのなんでもぶろぐ 
この記事はこんな人におすすめ
- メールや細かい仕事に追われて大切なことがいつも終わらない
- 仕事をしても１日の達成感や満足感を得られずに悩んでいる
- 自分にあった働き方を見つけて最高の成果を出したい
結論は、その日の最優先事項を１つだけ決めて取り組む
学生でも社会人でも、現代社会は時間との戦いで悩んでいる人が多い。
勉強が終わらない、次々と仕事が舞い込んで終わらない、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ・・・
多くのタスクと向き合いながら日々過ごしますが、ただ漠然とこなしても時間の悩みは解決しません。
時間を生み出すには、まず「その日の最優先事項を１つ決める（ハイライト）」を設定することが重要。
取り組むべき目標が明確であれば、他の雑事に気を取られずに集中して取り組めます。
ハイライトを決める方法、活かし方を紹介します。
時間を生み出す方法がわからないかたは、どうぞ参考にしてください。
このブログは、以下の書籍を参考に、自分の考えと経験を加えながら書いています。
大事なことのために時間をつくりたい、けれどもそんな余裕がない。
やりたいことがあるけれど、疲れてしまって余裕がない。
現代人はスケジュールが空いていると仕事の予定を入れてしまいがちです。
時間を作るうえで大切なのは次の４ステップ。
①ハイライト：その日の最優先事項を１つ決める
②レーザー：ハイライトで決めたことに集中し続ける
③チャージ：体を使って脳を充電
④チューニング：あなた自身の生活スタイルに合わせる
今回は「①ハイライト」にポイントを絞り、時間を作るための戦術を紹介していきます。
紹介する戦術を実践してみて、自分に合うならカスタマイズし、ダメなら無理にやる必要はありません。
そして、やるといっても、完璧にやり遂げる必要もありません。
完璧の追求も注意力が散漫になる原因の１つ。
時間作りには完璧な手法はないため、こだわりすぎないように気を付けましょう。
時間をつくるきっかけを教えてくれるんですね
習慣化できるものがあれば御の字です
「長期目標」と「タスク」の間の中間的な活動に集中することが、日々の生活を充実させ、時間をつくるポイントになると考えられています。
長期目標は正しい方向性に行く指針になりますが、そのプロセスは楽しめない。
タスクは仕事をやり遂げるには必要だが、焦点を設定しなければ、時間はあっという間に過ぎていく。
遠すぎず、近すぎない目標が必要ってことですね
ハイライトは、言わばその日に行うスポットライトをどこにあてるか考えること。
１日の終わりに「今日は何をしたか？」と聞かれて答えられるように、振り返られるように。
もちろん、ハイライト以外にもやることは多いです。
しかし、ハイライトを選ぶことは、自分のやるべきことを自分なりの時間の使い方で主体的に決められるようになります。
誰かから指示されたり、慣習的に行うような仕事にはならなくなる。
ハイライトを決めると、毎日に焦点が定まって意識できるんですね
時間を意識して使えるようになります
１日のハイライトを決める基準は、緊急性、満足感、喜びの３つあります。
自分自身に質問をしてみるとき参考にしてください。
毎朝、メールチェックで時間を取られたり、ミーティングで時間が押して出来ることが出来なかった。
こんな経験は多いと思います。
今日中に絶対に終わらせなくてはならないことは、ハイライトにするべきです。
やらなくてはならないことにフォーカスして考えます。
- 今日までにしないといけない請求書の支払い手続き
- イベントの企画やケータリングの提案書の作成
- 子供の課題提出の手伝い
満足感は「やりたいこと」にフォーカスして考えます。
やることリストがあれば、ここを起点に決めていくといいでしょう。
急を要する仕事でもなく、満足感に重点を置きます。
「いつかやろう」と思っていたことに着手すると、満足感は上がると思います。
- 新しいプロジェクトの草案を仕上げ、同僚に見てもらう
- 次の旅行の行き先、大型連休の使い方を考える
- データだらけになっているデスクトップ画面の整理
「何かを好きだからやる」ことにフォーカスして考えます。
喜びは、他の人から見れば時間の無駄に思われるかもしれません。
でも、あなた自身が、１日を振り返ったときに無駄と思わなければいいのです。
- １日中読書にふける
- 前々から行きたかったお店でランチを食べる
- 子どもとの時間を過ごして成長をみる
これら３つを基準しますが、大切なのは直感も信じる事。
今日１日、最も集中して行えそうなことを取り組むことで、結果的に時間を短縮することになります。
ハイライトを決めて行動することは、初めから上手くは行きませんが、続けていくうちにコツを掴めます。
もし、障害が起こりハイライトが途中になっても、翌日以降にハイライトを調整して取り組みます。
「ハイライトを決める」
このことを毎日行うことが、最初の一歩です。
ハイライトを決めると１日が充実しやすいということか
「なんとなくやる」から「意識的にやる」にシフトしましょう
計画を書き出すことには大きな力があります。
書いたことというのは実現する可能性が高まります。
ハイライトの時間をつくりたければ、まず書き出すことから始めましょう。
ハイライトを書くことに慣れたら、簡単な習慣にしてみるとなおいいです。
書き出す時間は、夜寝る前か朝が取り組みやすいです。
ただ、これといって決まってはいないので、他に取り組みやすい時間があれば、自分にあった時間でやるのが吉。
書く場所は、スマホのメモアプリ、カレンダー、ノートでも構いません。
中には、ふせん（インデックス）に書いて、見える場所に貼り付けておく方法もあります。
肝心なのは、忘れないこと。
人間は悲しいほどに忘れるスピードが速いらしいですよ
心で思っているだけではすぐに忘れます
何を選べばいいかわからなくなった場合は、昨日と同じハイライトを選ぶのも１つです。
昨日手をつけられなかったハイライトは今日も重要。
再チャレンジのため、デジャブする、ということ。
この原因は次の理由が考えられます。
- ハイライトをやり始めたが終わらなかった
- ハイライトが大きなプロジェクトの一部で、続けて同じことをする必要がある
- まずは習慣化のために繰り返す
- 思いのほか満足感が高かったので、気持ちを途切れさせたくない
大事なことはみつかったら集中して、継続していけば成長につながります。
いきなり難しいことに取り組むと挫折しますからね
繰り返しますが、ハイライトを決めることが大切です
ハイライトをなかなか選べないときや、日常生活で何を優先すべきかボヤけているときは、リスト化してみましょう。
①：仕事以外にも、プライベートなこと、家族のこと、何でも構わずに書き出し、３～１０個ほどのリストにしてみましょう。
②：１番大事なことを選ぶ。
大事なこと、やるのに労力が必要なこと、自分の気持ちに正直に、などコツがあります。
③：２番目、３番目、４番目、５番目に大事なことを選ぶ
④：「優先順位リスト」に順番通りに書き写す
⑤：「いちばん」をまるで囲み、最優先であるということを頭に刻む
⑥：「優先順位リスト」を翌日以降も使えるようにしておく
紙に書くことまでやっている人はどれだけいるのでしょうね
「書き出す」というところがポイントです
ハイライト以外の細かいタスクが山積みしていると、ハイライトに集中しずらい。
メールの処理や電話対応といったものがあたります。
この場合は、小さなタスクをまとめて、1度のハイライトセッションで一気に片づけてしまいます。
やることリストやメールの受信箱を空にしようと焦るのでなく、一気にまとめて片づけることで、意外な満足感が生まれます。
ただし、この方法は、毎日やるのではなく、使わない日・使う日を分けることが重要。
こうすることで、安心して放っておくことができます。
やることリストとは、つまるところ「他人のための優先事項」。
タスクは無限大にふってくるので、「終わらない感」を長引かせる素材にもなる。
一番の問題は、優先順位がわかりにくくなってしまうこと。
やることリストは、簡単なタスクや困難で重要なタスクが混在しています。
そのため、手早く簡単にやれるタスクからやりたくなることが多い。
だからといって、リスト化してはいけないということではなく、タスクを見えるようにすることは重要。
自分なりのやることリストを作っていくのが、時間を生み出す秘訣です。
メール対応と学校の宿題は同等のレベルではないですね
どれもやらなきゃ、と思うと優先順位は決めにくいですね
やることリストの解決策は、やるべきことを「選ぶ」、「実行」を分離する方法があります。
言ってみると「やるかもしれないリスト」を作ってみます。
作り方は簡単。
①やるべきこと、できることを全てリストに書き出す
②ハイライトを選んで、実行するタイミングを予定表に書き込む
やるかもしれないリストから、重要なタスクを抜き出し、１日のハイライトに決定する。
そして予定表に書き込めば、自分の時間の使い方がはっきりとわかり、目の前のタスクに集中できます。
これは仕事以外にも、プライベートでも使える方法なので是非やってみましょう！
やることリストをみて途方にくれることもなくなるな
選択と集中をするための手段です
「やるかもしれないリスト」の進捗状況を確認したい時に便利なのが「バーナーリスト」。
バーナーリストを作ると、目の前の全てのプロジェクトやタスクを引き受けるのは無理、という事実を見るときに便利。
しかし、全プロジェクトの細部を追跡したり、複数のタスクを同時処理したりする助けにはなりません。
そのため、バーナーリストは、必要な仕事以外は断ることができる指標とすることができます。
用意するのは、紙とペンだけ
①紙を二つに分ける
白い紙（A４用紙）の真ん中に縦線を引き、左右に分割する。
２口コンロのようにスペースを分けるイメージ
②最重要プロジェクトを左側のバーナーに置く
左側のバーナーに置くのは１つのプロジェクトのみ。
左上に「最重要プロジェクト」の名称を書いて下線を引く。
そのすぐ下に、最重要プロジェクトの数日以内にやるタスクを書き出す。
③左下の余ったスペースを作る
バーナーリストの目的は時間と体力の有効活用であり、紙面を埋めることではない。
空白を設けておくと、最優先プロジェクトの新しいタスクをつぎ足しできる。
また、重要なことにも集中しやすくなります。
④２番目に大事なプロジェクトを右側のバーナーに置く
右側の一番上に、「２番目に大事なプロジェクト」の名称を書いて下線を引き、その下にタスクを書き出す。
メインはあくまでも左側だが、右側も注意しながら、たまに着手したり確認したりします。
時間と注意を振り分ける効果があります。
⑤右下の下半分にやらなきゃいけないタスクを書く
右下には、最重要プロジェクトや２番目に重要なプロジェクトとは関係ない、やらなきゃいけないタスクを書き出す。
３番目、４番目に重要なプロジェクトに関連するタスクやそれ以外でも、全てまるっと書き出します。
書き出すスペースは限られているため、重要でないものを切り捨てて書くことができる。
この１枚の用紙に書いたことが、あなたが一度にやれる作業量を示しています。
バーナーリストは、数日間しか効果を出さない仕組みになっているため、終了したら廃棄します。
その都度、バーナーリストを作りなおし、重要なタスクの見直しを考え直すことに繋がります。
バーナーリストで最も大切なのは、②の最重要プロジェクトは１つだけ、ということです。
A４用紙が自分の力量の限界ってこと・・・
最重要だから１つだけ、合理的な考えです
ハイライトのための時間をつくるには、予定表から始めてみましょう。
①ハイライトに「どれくらいの時間」をかけたいか考える
②ハイライトを「いつやるか」を決める
③ハイライトを「予定表」に書き込む
ハイライトを予定に組み込むのは、１日の時間の使い方を考えざるを得なくなるのがポイント。
例えば、書類の提出時間が本日の１７時までだとすると、推敲の時間を含めると１６時までには完成させておく必要があり、午前中は会議で埋まっているから午後は他の予定を入れておく余地がない。
ほかにやるべきことができたら、ハイライトの前後に入れるか、後回しにするかを決める。
残業が多い人ほど、時間の使い方をもっと考えていく必要があります。
単純に仕事量が多い、終わらない原因は今日集中すべきことが分かっていない可能性が高いです。
勉強するときも「ハイライト」を決めると進めやすいね
制限のあるものは使い方を考えましょう
予定表に何もスケジュールが入っていない状態で１日を始められるなら、１日のうちでエネルギーレベルと集中力が高い理想の時間帯に、ハイライトの予定を入れましょう。
ほとんどの人は、空っぽの予定表で１日を始めることは期待できないでしょう。
その場合は「予約済み」のブロックを使って、ハイライトのためのスペースを確保します。
同じ職場とスケジュールを共有できるなら、なおさら強力な効果がでます。
毎日、他人のための時間を使って終わりにするのではなく、自分のための時間を確保することは重要です。
午前中の９時から１１時は、たとえ会議や外出が入ってなくても「予定あり」「先約あり」とスケジュールに入れておけば、無理矢理予定を入れられることもありません。
①あくまでも「ハイライト」を実行するための時間帯にする
②予定表の全てをブロックせず、１日１～２時間程度に抑える
③本気で取り組むために他の予定をブロックすることを意識
単純に会議を避けるためには使わないということですね
自分が集中するための時間帯です
「大きなプロジェクト（業務）を抱えていて、新しいことに取り組む時間はない」
会議や打ち合わせの時間を相談された場合は、素直に断ると言うのも１つの方法です。
「No」と断るよりも「Yes」と承諾する方が気分は確かに楽です。
しかし、全てに「Yes」と答えていると、時間はいくらあっても足りません。
ぶっきらぼうに断ってしまっては、相手も気分を害してしまい、自分もなんだか落ち込んでしまうでしょう。
断り方は「感じよく、正直に」がポイント。
仕事が忙しいなら、正直に言いましょう。
無理をして「予定は空いている」と答えても、後々、相手にとっても迷惑な話になりえるかもしれません。
断るときに断らないと、成果にも影響が出ますね
「時間がなくて貢献できないんだ」とマイルドに答えてもいいでしょう
１日の計画を１時間刻み、ときには１０分刻みで立てる必要性もでてきます。
その日の仕事の進み具合、メンバーのエネルギーが低下したのはいつか、進め方が速すぎたか、遅すぎたか・・・
これらを追跡調査して、適宜調整をしていきます。
予定表をブロックしてハイライトの時間を確保しつつ、さらに１日をデザインすることにつなげるのも１つの方法です。
起床、朝食、コーヒーブレイク、仕事、休息・・・
１日を振り返ったとき、何ができて、何ができなかったかを簡易評価し、計画と実際の、それぞれの時間の使い方を比較します。
比較から学びを得、さらに調整することで、時間を生み出していきます。
１日の予定が完全に決まっていれば「今、この瞬間に集中できる」という状況を作り出せます。
次は何しようと考える代わりに「どうやって」にフォーカスする。
まる１日を計画すると、がんじがらめのように聞こえますが、逆に自由な時間を生み出せることがわかります。
１日６時間PS5をするために計画たてようっと
逆算すると、やってはならないことがよく見えますね
集中できる時間帯は夜だと言う人はそのままでも構いませんが、多くの人は疲れていない寝起きの朝に集中することができます。
夜型と言っても、「夜の時間帯を過ごしやすい傾向」というタイプもいるため、夜が自分にとってベストな時間帯には当てはまらないこともあります。
朝型人間に切り替えることで、新しい生活スタイルを確立することも可能です。
①朝起きてやることを、寝る前に決めておく
②前夜の時間をデザインして、夕食と寝る時間を決める
③朝の日光を浴びて覚醒する
二度寝の原因は、たいていの場合は睡眠負債が溜まりすぎているか、やるべきことが明確化していないかです。
やるべきことが見えていれば、早起きする理由があるので起きられます。
睡眠負債が溜まっている場合は、夜はお風呂に入ったあとはリラックスタイムをつくり、眠くなったらすぐにベッドに直行しましょう。
旅行の日に朝早く起きられるのは理由があるからですね
理由もなしに早起きできる人はすごいですよ
夜型人間の場合、朝、頑張って早起きしようとしても上手くいかないことが多いです。
起きられたとしてもパフォーマンスが上がらなければ意味がない。
夜に集中できるなら、夜の時間を活かすことが重要です。
しかし、夜は１日の疲れがたまっているはずなので、無策でやってあまり効果は得られないかもしれません。
夜遅くに仕事に取り組むなら、まずは脳をリフレッシュすることが重要。
少しの読書、家族と話す、リビングの整理をする・・・
頭を休め、プロジェクトに取り組む準備をします。
やってはいけないのは、TV、SNS、スマホ、これらは時間浪費につながる可能性が高い
リラックスして充電できても、さすがに１００%まで回復することはできません。
そのため、インターネットをみられない環境の中で、最小限の意志力で仕事に集中できるようにします。
深夜に仕事を進めていると、ついついノリで過剰に仕事をやりがちです。
脳を疲れさせすぎてしまうと、翌日の起床時間にも影響がでて、疲れが残ってしまいます。
いくら夜型だからと言っても、睡眠は無視できません。
少なくとも、０時までにはベッドに入って眠れるようにしましょう。
人間寝ないとパワーを出せませんからね
夜型人間でも、睡眠は軽視できません
日本のよくある職場の光景では、終業時間が過ぎても「あとちょっとだけやって帰る」というのが習慣化しています。
つい「このメールを返信したら」「次のキリのいいところまで」と欲張りがち。
多忙な現代なので、このようなワナにかかりやすく、真面目な人ほどこの傾向は強く出る。
しかし、疲れ果てるまで働くと、かえって遅れをとりやすくなります。
必要な休息がとれていないから、優先度の高い仕事で最高の成果を上げることができなくなります。
「もうちょっとだけ」と、仕事を詰め込むのは、充電が切れそうなスマホを操作するようなもの。
充電節約のためにスマホはパフォーマンス力を落とし、電池切れまで長持ちしようとするため、上手く働かないもどかしさとそっくりです。
メールチェックにしろ、書類の作成にしろ、時間で区切りをつけておくことが大切です。
例えば、18時に終業時間がくるのであれば、15分前（デッドライン）には全て片付いているように働くこと。
デッドラインに近づいたら、１日のハイライトに取り組めたかを振り返ってみます。
取り組めたのなら、達成度は高く、その日の時間の使い方に満足できることでしょう。
取り組めなかったのなら、予期しない重要なことに時間を取られているはず。
その場合も、急を要する重要なことを終わらせたと満足感を味わうことができることでしょう。
仕事への満足感を上げるには区切りをつけることですね
早く帰って体を休めたほうが結果的にいい成果を出せます
その日の最優先事項を１つ決めてやり遂げる。
時間を生み出すためには、まず目標を決めることが肝心です。
時間術大全のまとめです。
- その日の最優先事項（ハイライト）を「緊急性」「満足感」「喜び」の中から選ぶ
- ハイライトは紙に書き出して見えるようにする
- ハイライトは連日、同じことを選んでもいい
- 優先順位をリスト化
- メール等の細かい雑事は１つのタスクとして扱う
- 「やるかもしれないリスト」でやることを選択と実行に分けて考える
- バーナーリストで、1度にやれる作業量の限界を知る
- ハイライトを計画することは時間の使い方を考えること
- 予定表にあらかじめハイライト時間を確保
- 他人からの予定は断り方を考えておく
- １日を計画すると自由時間を生み出せる
- 朝型人間になって疲れていない時間に集中
- 夜型人間でもリラックスして短時間集中で仕事を終わらせる
- 「もう少しだけ」はやめて、デッドラインを越えない働き方をする
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